Rozwój nowoczesnych technologii oraz powszechny dostęp do internetu powoduje coraz większą dostępność różnorodnych usług świadczonych w sposób elektroniczny.
Jednostki administracji publicznej również udostępniają coraz więcej spraw, które można załatwiać w sposób elektroniczny czyli z wykorzystaniem internetu, są to tzw. e-usługi. Umożliwienie załatwiania spraw online powoduje w tych urzędach konieczność wdrożenia dedykowanego oprogramowania, jest to tzw. elektroniczny system zarządzania dokumentami. Oprogramowanie tego typu pozwala na odpowiednie procedowanie otrzymanych dokumentów w postaci elektronicznej, które są składane do urzędu z wykorzystaniem elektronicznych skrzynek podawczych.
Stosowanie tego typu oprogramowania i jego odpowiednie wykorzystanie powoduje przyśpieszenie procedowania spraw w urzędach, ułatwia dostęp do dokumentów, zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo (elektroniczne kopie zapasowe dokumentów), wprowadza dodatkowe oszczędności (np. poprzez ograniczenie ilości drukowanych dokumentów), pozwala również na tworzenie atraumatycznych metryk dokumentów.
